Gestão de frotas baseada em dados

Gestão de frotas baseada em dados

No mês passado tive a oportunidade de participar de dois eventos a respeito de gestão de frotas. O primeiro evento foi o Data Driven Fleet Experience e o segundo foi o Fleet Latam Conference 2021.

A Fleet Latam Conference é um evento internacional que reúne gestores de frotas e provedores de soluções para gestão de frotas e mobilidade, trazendo a oportunidade de desenvolver as melhores práticas no setor. O foco da conferência foi o tema de “Como empoderar a eficiência da frota e redução de custos na América Latina”, um tema extremamente comum no dia a dia de todos os gestores de frotas e de alta relevância.

O evento trouxe ideias de como usar dados para melhorar a eficiência financeira das frotas, tomar melhores decisões estratégicas além de trazer inovações e tendências de mercado.

O Data Driven Fleet Experience também foi um evento internacional, com participação de diversos segmentos de mercado como montadoras, fornecedoras de hardware para gestão de frotas, fornecedores de software, consultores e muito mais.

E assim como a Fleet Latam, este evento também evidenciou como o gestor de frotas pode usar dados para potencializar o tempo de uso dos veículos, vida útil, segurança, produtividade, reduzir custos de manutenção, combustível, depreciação e também como gerenciar os principais KPIs e identificar outras ineficiências para uma gestão de frotas de sucesso.

Onde estou? Como estou performando? Quais são os meus problemas principais?

Essas perguntas todas podem ser respondidas com uma análise de dados bem feita.

Então gestores, parece que a análise de dados é a grande tendência e ferramenta que temos a disposição para melhorar a nossa eficiência e tomar melhores decisões.

Neste artigo vou trazer um pouco do que foi apresentado nas conferências a respeito de como podemos utilizar dados para tomar decisões melhores e assim obter também melhores resultados. Além disso, claro, vou trazer algumas tendências de mercado que puderam ser observadas. Vamos!

PRIORIDADES NOS NEGÓCIOS

Um ponto importante que os gestores precisam ter em mente é: qual é a minha prioridade neste negócio?

É preciso ter clareza dos seus objetivos e prioridades para definir qual a melhor abordagem para a sua gestão de frotas. Onde você quer chegar? Como você transforma isso em objetivos SMART?

Alguns dos principais objetivos na gestão de frotas atual são:

  • Reduzir custos com a frota;
  • Reduzir acidentes;
  • Aumentar a segurança dos ativos e pessoas;
  • Reduzir ociosidade da frota;
  • Melhorar a experiência do motorista;
  • Reduzir emissões;
  • Ser financeiramente mais rentável;
  • Ter uma gestão otimizada;

No que diz respeito a questões operacionais, o gestor atualmente precisa estar a frente dos riscos, identificando comportamentos perigosos dos motoristas que resultam em acidentes e custos elevados. Além disso, é preciso atender expectivas dos clientes cada vez maiores, com entregas em períodos sempre mais curtos.

Por fim, o gestor precisa de retorno sobre os seus investimentos e verificar formas práticas, insights significativos a partir das informações disponíveis. Entretanto, atualmente, o comum é que as informações são dispersas, descentralizadas em vários sistemas que não se conversam e não trazem informação com significado real e que oferecem oportunidades de melhoria.


ANÁLISE ESTRATÉGICA

Ouvimos sempre que o gestor precisa de objetivos claros e a partir disso medir a performance da sua frota comparando com esses objetivos que foram transformados em KPIs. Porém, como definir os objetivos e KPIs principais para a sua frota?

Como tomar decisões estratégicas melhores?

No evento a Michelle Calloway, GM Onstar Business Director, disse algo muito importante sobre isso: “As nossas decisões são tão boas quanto os dados que as baseiam”.

Ou seja, para tomar decisões estratégicas inteligentes e assertivas, precisamos mais do que nunca de dados. Mas, não apenas o dado de qualquer forma, é preciso que esse dado seja apresentado da maneira correta, com significado e contexto para que o gestor possa tomar ações práticas sobre ele. O “actionanable and meaningful data”.

O primeiro para isso, é passar pela centralização dos dados. Ter todas as informações da sua frota centralizadas em um único local, onde elas podem ser cruzadas, analisadas por todos, com KPIs atualizados, fornecendo uma visão holística da frota para a tomada de decisão que reduzirá custos.

Conectar os diversos dados da sua frota fará com que você perceba a relação entre fatores que antes não eram visíveis, de modo que novas oportunidades de ações para redução de custos serão vislumbradas.

Conectar a frota não significa apenas conectar dados em uma plataforma, mas sim conectar seu time (as pessoas), os veículos e as ferramentas diversas em um único local, de modo a ter uma melhor comunicação do motorista ao gerente, com total transparência.

SENDO ASSERTIVO COM ANÁLISE DE DADOS – EVITANDO A ABORDAGEM SHOTGUN

Quando uma pessoa atira com uma shotgun saem balas para todos os lados que acertam diversos alvos. Eventualmente, o alvo correto pode ser atingido, mas a precisão não é o foco desse tipo de arma. Por isso, a análise de dados é completamente inversa, contrária a abordagem shotgun, de “tiro para todos os lados”. Ela é uma abordagem focada em encontrar o alvo correto e dar um tiro certeiro, uma sniper.

Os dados consolidados evidenciam exatamente onde está o problema que você precisa focar. Basicamente, você poderá por exemplo, identificar os 20% dos motoristas com os piores hábitos, relacionar esses hábitos com a sua estrutura de custos e entender perfeitamente o que precisa ser melhorado.

Você poderá ver tendências, prever situações de risco, um comportamento que pode gerar um acidente e agir antes que elas se concretizem, aumentar a fluidez de comunicação dentro da sua empresa.

A análise de dados então mostrará o ponto específico de melhora, o indicador que realmente importa, mostrando como cada fator se relaciona a estrutura de custos da frota. Por exemplo, você poderá ver como acelerações, curvas e frenagens bruscas impactam o consumo ou como os ciclos de manutenção impactam na segurança da frota.

Além disso, um dos principais objetivos da análise de dados é tornar os gestores de frotas menos reativos e mais proativos. Alertas em tempo real e outras ferramentas são então fundamentais. Perceber que o motorista está tendendo a cometer um acidente ou infração e alertá-lo antes é uma das grandes formas de ser proativo.

A tendência nesse sentido é o uso de câmeras de fadiga e de sensoriamento que captam desvios de atenção, cansaço do motorista, mudanças de faixa imprudentes, distância curta para outros veículos e muito mais. Esses dados são enviados em tempo real para que o time da torre de controle entre em contato com o motorista e corrija a sua postura ou indique um local para que ele descanse.


MEDINDO A PERFORMANCE DA FROTA

Para medir a performance da sua frota é muito importante ter claro em sua mente quais são os principais KPIs que precisam ser gerenciados.

Uma frota veicular, mesmo que pequena, gera uma quantidade muito grande de dados que podem te deixar perdidos. Não adianta calcular 10 ou 15 KPIs se você não consegue gerenciá-los da maneira correta.

Para iniciar a medição de performance, escolha 3 KPIs principais, que você conseguirá acompanhar de perto e foque neles. A medida que o seu time amadurecer você poderá incrementar o número de indicadores monitorados.

Você pode dividir a análise de KPIs por grupos. Vasco Fernandes, gerente de frotas da Nestlé na nas Américas, dividiu os indicadores em dois grupos: Meio Ambiente e segurança e Custos e Eficiência.

Alguns dos principais KPIs na área de Meio Ambiente e segurança que podem ser gerenciados em uma frota são:

  • Infrações de trânsito e a sua severidade;
  • Número de acidentes;
  • Custos de Manutenção;
  • Quantidade de serviços de manutenção pendentes;
  • Idade da frota;
  • Emissões;

Já na área de custos e eficiência ele apresentou os seguintes KPIs:

  • Custos fixos;
  • Manutenções corretivas;
  • Custos de combustível por km;
  • Pneus;
  • Downtime;
  • Despesas variáveis;

Com relação a implementação dos KPIs na empresa é importante perceber que os KPIs precisam ser definidos com base nos objetivos estratégicos e devem considerar o perfil da frota.

Além disso, Vasco Fernandes, trouxe também alguns pontos de atenção sobre a análise de indicadores. É muito importante que se tenha um alinhamento interno forte dentro do time e da organização para que todos saibam os objetivos. Além disso, saber dos números e tendências de mercado é essencial para a tomada de decisões estratégicas corretas.

O mercado está mudando rapidamente e é preciso acompanhar.

CONECTANDO E ANALISANDO DADOS

A análise de dados se baseará em 4 passos:

  • Conectar os dados de fontes distintas;
  • Visualizar os dados de maneira significativa;
  • Agir sobre os dados visualizados;
  • Otimizar a operação.
  • Ou em outra abordagem:
  • Identificar o problema;
  • Entender como e porque;

Agir especificamente sobre o problema e seu como/porque

A centralização dos dados, como vimos, é um dos primeiros passos para a realização da análise de dados.

Uma frota gera uma infinidade de informações que estão dispersas, informações de pagamento de motoristas e assistentes, custos de manutenção, combustível, telemetria, rotas, horas gastas com gestão, utilização dos veículos etc.

Os dados centralizados em uma plataforma única podem ser compartilhados entre colaboradores, acelerando fluxos de trabalho e relatórios.

Inteligência artificial, Big Data e outras tecnologias podem ser usadas para transformar dados em insigths com relatórios customizados, processos automatizados e alertas em tempo real. Os dados podem ser contextualizados para serem mais significativos.

Uma funcionalidade apresentada pela Samsara, o benchmark, é um modo muito eficiente de gerar contexto. Os dados são organizados para que o gestor tenha acesso a benchmarks de mercado sobre a performance de frotas parecidas com a sua em termos de rodovias em que trafega, tipo de operação, carga transportada e veículo. Assim ele saberá qual a velocidade ideal para o seu veículo, RPM, autonomia, custos de manutenção e tudo mais.

Assim, o gestor tem um referencial claro de como está performando.

O benchmark, claro, não precisa ser tão elaborado assim para oferecer insights para uma frota. O gestor pode, por exemplo, comparar a performance da sua unidade com uma outra da mesma empresa ou até mesmo usar um grupo seleto dos 5 melhores motoristas como padrão de referência em modo de condução econômica. O importante é ter esse referencial e um ponto de comparação que forneça contexto.

Olhar para um dado de aceleração brusca, excesso de velocidade e ociosidade as vezes pode não ter significado se você não tem um parâmetro para medir se aquele indicador é bom ou ruim. Por isso o benchmark é tão importante e a análise de dados potencializa essa ferramenta.

UM CASO PRÁTICO NA COCA-COLA

Foi apresentado um caso na Data Driven Fleeet Management Experience que resume bem o que pode ser obtido com a análise de dados. Um caso da Coca-Cola foi apresentado em que reduzindo apenas UM indicador, a ociosidade do motor, de 20% para 8%, foi possível reduzir em 4,8% o consumo de combustível de uma frota de 10.000 veículos.

Além disso, foi possível também aumentar a segurança com alertas de eventos de telemetria.

No mesmo caso o tamanho da frota foi reduzido em 5% com uma análise de rotas.

O que eles fizeram para atingir resultados tão expressivos avaliando tão poucos indicadores?

Na análise de rotas o gestor avaliava diariamente relatórios com indicadores de veículos que estavam sendo subutilizados e com base nas tendências de uso dos veículos foi possível tomar melhores decisões com relação ao tamanho da frota. No que diz respeito a ociosidade do veículo, o gestor recebia diaramente relatório com os alertas de ociosidade acima da meta de 8% e usava essas informações para ter conversas diárias com os motoristas no dia seguinte, educando os motoristas na política de frotas da empresa com relação a manter o veículo parado e desligado.

CONCLUSÃO

Fica claro que para a tomada de decisões mais assertivas, a visualização de oportunidades de redução de custos, ter dados é fundamental. A experiência e o achismo não serão mais suficientes em um mercado tão competitivo como o atual.

É preciso gerar transparência dentro da organização, garantindo que os motoristas entendam como o seu comportamento impacta nas finanças da empresa, de modo que eles tenham clara a sua importância e efeito no custo total de propriedade do veículo.

Assim, o gestor poderá definir melhores objetivos, tomar melhores decisões estratégicas e reduzir custos, gargalos operacionais, aumentando a sua eficiência.

Naturalmente, isso tudo não é fácil de ser atingido e exige maturidade em gestão pela empresa, comunicação, política de frotas estruturada e controle de custos.

A boa notícia é que a tecnologia está evoluindo e deixando tudo isso cada vez mais fácil.

É comum que o gestor já possua uma série de ferramenetas que coletam dados da sua frota. Esses dados apenas não estão devidamente organizados, contextualizados e apresentados de modo a serem significativos e acionáveis. Porém, com ferramentas de IA, Big Data e BI isso ficará mais fácil. As ferramentas integram todas as plataformas de rastreamento, telemetria, cartão de combustível, ERP, WMS, TMS e tudo mais, centralizando os dados e gerando relatórios automáticos.

Com o avanço dos carros inteligentes, dados da rede CAN e dispositivos de telemetria de fábrica a integração tenderá a ficar ainda mais fácil, sendo possível obter dados via API diretamente do computador de bordo sem a necessidade de instalação de hardware extra.

Câmeras também são uma tendência para o monitoramento de segurança na via, bem como as análises preditivas que serão capazes de dizer que o seu veículo está prestes a quebrar ou que é preciso fazer logo uma manutenção em uma dada peça para evitar um problema mais grave no futuro.

A eletrificação também fará parte do futuro da gestão de frotas na medida em que reduzir emissões tem sido um dos grandes objetivos das organizações. A análise de dados permtirá avaliar para o caso específico da sua operação se é financeiramente viável eletrificar ou não a sua frota, comparando o custo por km atual com o custo por km calculado com base em uma série de dados disponíveis de várias frotas similares a sua.

Além da eletrificação, o mesmo raciocínio poderá ser aplicado para a decisão de terceirizar ou comprar novos veículos, selecionar o modelo de veículo mais adequado para as suas necessidades e muitas outras decisões estratégicas.

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